Etyka w przedsiębiorstwie
Biznes jest ogromnie podatny na korupcję i daje wiele możliwości dla nieuczciwych zachowań. Waga tego problemu jest poważna, bowiem korupcja to nie tylko łamanie przepisów.
W codziennym życiu mamy do czynienia z sytuacjami, kiedy zachowania powszechnie uważane za naganne nie są sprzeczne z prawem. W procesie zwalczania korupcji istotną rolę odgrywają kodeksy etyczne. Kodeksy to zbiory utrwalonych na piśmie norm postępowania odnoszących się do rozmaitych zachowań pracowników. Normują one działalność podmiotu, instytucji, urzędu, bywają spisem reguł, jakimi powinni kierować się w swojej działalności ich adresaci. Każde przedsiębiorstwo działa w otoczeniu innych podmiotów gospodarczych, a także klientów, kontrahentów oraz środowiska. Związane jest to z występowaniem sytuacji pociągających za sobą istnienie wielu problemów natury etycznej m.in. konkurencji, promocji, relacji z partnerami biznesowymi. Dlatego też kodeks etyczny powinien być elementem rozwoju firmy. Etyka pokazuje nam postawy, zachowanie w stosunku do innych ludzi. Ukazuje, co robić, jak robić, aby wszyscy wiedzieli, co jest słuszne. Jest gwarancją prawidłowych relacji wewnątrz i na zewnątrz firmy. Przedsiębiorcy coraz częściej dążą do ujęcia elementów kultury organizacyjnej firmy w postaci właśnie kodeksów. Daje to konkurencyjną przewagę, jakiej firma w inny sposób nie mogłaby osiągnąć. Dobrze zaprojektowany kodeks etyczny przyczynia się do zwiększenia zysków przedsiębiorstwa. Dzieje się tak, gdyż ma to bezpośredni wpływ na zmniejszenie liczby przypadków korupcji, defraudacji oraz tzw. złych praktyk. Zmniejsza liczbę sytuacji, w których występuje konflikt interesów. Zwiększa natomiast zaufanie klientów, kontrahentów i partnerów. Wzrasta także dzięki niemu wiarygodność personelu i lojalność pracowników W Polsce elementem systemu etyki w biznesie jest opracowany, na zlecenie Krajowej Izby Gospodarczej, przez Fundację „Instytut Badań nad Demokracją i Przedsiębiorstwem Prywatnym”, wzorcowy kodeks dla przedsiębiorców. Cele i istotę opracowania oddaje jego preambuła. Poszczególne zapisy mogą pomóc przedsiębiorcom w przygotowaniu własnych wersji takiego dokumentu:
Budowanie gospodarki rynkowej w Polsce jest związane z koniecznością przestrzegania zasad etyki i kultury przedsiębiorczości. Krajowa Izba Gospodarcza dostrzega dążenie do uczciwości i rzetelności w działalności gospodarczej wśród rosnącej grupy przedsiębiorców, dla których przestrzeganie norm etycznych i powszechnie przyjętych wzorców zachowań staje się faktem. (…) Krajowa Izba Gospodarcza zachęca przedsiębiorców do przyjmowania Kodeksów etyki i informowania o tym klientów i kontrahentów. Wzorem dla tych zasad, przyjmowanych przez indywidualne podmioty, może być prezentowany Kodeks etyki w działalności gospodarczej. Krajowa Izba Gospodarcza stoi na stanowisku, że we wszystkich działaniach przedsiębiorstwa niezbędne jest zachowanie podstawowych wartości etycznych i uznanie zobowiązań wobec wszystkich zainteresowanych działalnością firmy. (…). Wypracowane przez Krajową Izbę Gospodarczą normy funkcjonowania organizacji w kontaktach z pracownikami, kontrahentami, środowiskiem stanowi zasadniczy składnik również w ramach koncepcji promocji etycznego prowadzenia biznesu „Przedsiębiorstwo Fair Play”. Koncepcja opiera się na korzyści jakie firma może osiągnąć w wyniku stosowania norm obejmujących sprawdzenie rzetelności postępowania w zakresach:
— reklamy i promocji, np. sposobów konkurowania, formułowania reklamy;
— kontaktów z klientami, np. sposobów rozstrzygania reklamacji, przepisów o rękojmi;
— kontaktów z kontrahentami, np. terminowość regulowania płatności;
— dotyczących pracowników, np. analizuje się przyczyny rozwiązywania umów o pracę, sprawdza wyniki kontroli Inspekcji Pracy, sprawdza terminowość wypłat wynagrodzeń;
— obejmujących społeczność lokalną, tj. kontakty pomiędzy lokalną społecznością a firmą, działania charytatywne i sponsoringowe, uciążliwość dla środowiska naturalnego;
— rzetelności wobec skarbu państwa, tj. terminowości świadczeń.
Przyznane certyfikaty „Przedsiębiorstwo Fair Play” są z reguły wykorzystywane do celów promocyjnych. Dzięki nim firmy podkreślają swoją solidność.
5.2. Rozwijanie programów antykorupcyjnych
5.2.1. Istota programu antykorupcyjnego
Jak już wcześniej wspomniano, korupcja osłabia gospodarkę poprzez wywoływanie dużej niestabilności w jej funkcjonowaniu. System wówczas staje się bardzo nieefektywny, co jest szczególnie uciążliwe przy planowaniu działalności biznesowej. Przedsiębiorca nie do końca wie, czy racjonalne przygotowanie działalności przyniesie mu założone korzyści. Również poprzez korupcyjne powiązania innych firm i podmiotów, jego założenia nie będą możliwe do zrealizowania. Jest to zawsze niebezpieczne dla podstaw funkcjonowania każdego przedsiębiorstwa. Ponadto korupcja w sposób z góry zamierzony zakłóca proces konkurencyjności, ułatwiając jednej ze stron, oczywiście tej nieuczciwej, osiągnięcie zamierzonego celu. Taka forma prowadzenia działalności biznesowej przynosi wymierne straty całej gospodarce narodowej. Istotnym elementem z punktu widzenia funkcjonowania przedsiębiorstwa są koszty prowadzenia działalności gospodarczej. Korupcja natomiast jest jedną z najkosztowniejszych pozycji strat firmy. Biorąc pod uwagę powyższe, każda organizacja doceniając wagę problemu korupcji powinna zdecydować się na podjęcie działań minimalizujących ryzyko w tym zakresie. W tym celu powinien zostać stworzony program antykorupcyjny wewnątrz organizacji. Przyjęcie programu nie jest dowodem na to, że wystąpiły w organizacji przypadki korupcji. Potwierdza jedynie, że instytucja potrafi lub próbuje oszacować istniejące ryzyko, po to aby w przyszłości uniknąć lub wyeliminować zdarzenia korupcyjne. Korupcja uzależniona jest od norm moralnych, którymi kieruje się dana jednostka. Realizując program antykorupcyjny w przedsiębiorstwie należy szczególną wagę przykładać do kształtowania świadomości. Wzory zachowań powinny przechodzić przez wszystkie szczeble instytucji. W przejrzystej strukturze organizacji jest to element niezbędny do tego, aby pracownicy identyfikowali się z „etycznym postępowaniem przedsiębiorstwa”. Wdrażając program, przedsiębiorca informuje także zewnętrznych kontrahentów, iż podejmuje się prowadzenia interesów w sposób uczciwy. Każdy podmiot zaangażowany w prowadzenie wspólnych interesów, musi być świadomy zasad funkcjonującego programu antykorupcyjnego u drugiej strony.
Tworzenie i zarządzanie programami antykorupcyjnymi
Zakres programu antykorupcyjnego
Program dotyczy głównie pracowników danego przedsiębiorcy oraz jego klientów. Charakter nawiązywanych i prowadzonych relacji biznesowych powinien wskazać, kogo nim objąć. Istotnym będzie złożoność procesów, które zachodzą w danym przedsiębiorstwie. Każdy taki proces musi być zidentyfikowany i przeanalizowany. Główną ideą systemu powinno być rozwinięcie wymagań normy PN-EN ISO 9001:2009 o dodatkowe wymagania związane z procesami antykorupcyjnymi, opisane dokładnie w przygotowanej przez Polskie Centrum Badań i Certyfikacji (PCBC) dodatkowej normie o nazwie System Przeciwdziałania Zagrożeniom Korupcyjnym (SPZK)77. Jest to system opracowany wspólnie przez Krajową Izbą Gospodarczą oraz Polskie Centrum Badań i Certyfikacji S.A. Jego zadaniem jest wspomaganie działania firm i instytucji, które chcą zwiększyć zaufanie do rzetelności ich postępowania. Można go zastosować w podmiotach posiadających certyfikowany system zarządzania jakością. Dzięki zastosowaniu unikalnej analizy ryzyka, SPZK może pomóc w znalezieniu „miejsc” w przedsiębiorstwie, w których mogą wystąpić zagrożenia korupcyjne. Norma ta wspomaga realizowaną w naszym kraju strategię antykorupcyjną, a więc stanowi część ogólnej unijnej strategii w tym zakresie. Jest podstawą do przygotowania rozwiązań zapewniających, iż wszelkie decyzje w danej organizacji będą rzetelne oraz, na ile to możliwe bezstronne. W związku z powyższym omawiany program antykorupcyjny powinien dotyczyć całości zamierzeń i kierunków działań danej organizacji w zakresie doprowadzania do wyeliminowania potencjalnych zagrożeń korupcyjnych. Program taki powinien zostać przygotowany przez kierownictwo organizacji. Formalnie wyrażona decyzja kierownictwa, powinna zobowiązywać do przestrzegania zasad etyki. Dobrym elementem takiego programu byłoby uwzględnienie najnowszych strategii państwa odnośnie korupcji. Będzie to świadczyło o poważnym potraktowaniu kwestii przez daną instytucję oraz o precyzyjnym rozeznaniu w najnowszych trendach i podejmowanych w skali całego kraju działaniach. Wśród zapisów procedury antykorupcyjnej nie może zabraknąć określenia sankcji za poszczególne jej naruszenia. Opracowanie skutecznej procedury antykorupcyjnej powinno zmusić osoby zarządzające przedsiębiorstwem do dokładnego przeanalizowania przejawów korupcji w konkretnych dziedzinach związanych z jego działalnością. Decyzja kierownictwa Klucz do rozwoju efektywnego programu zwalczającego przejawy korupcji znajduje się w rękach kierownictwa przedsiębiorstwa. Bez konkretnej decyzji firma nie zacznie sama z siebie eliminować niewłaściwe zachowania.
Skuteczność działań zależy więc od:
rozpoznania korzyści takich zmian,
zidentyfikowania potencjalnych zagrożeń,
przedstawienia programu antykorupcyjnego partnerom biznesowym (wszyscy powinni funkcjonować na podstawie tych samych, dobrych praktyk/zasad),
systemu szkoleń doskonalących,
skutecznego rozwiązywania zaistniałych sytuacji problemowych,
zachęcania do otwartej dyskusji na temat zaistniałych problemów,
nieustannego analizowania wdrożonego programu, w celu zwiększania skuteczności.
Mottem przedsiębiorcy, który myśli o stworzeniu skutecznego systemu przeciwdziałania, powinno być hasło: „ZDECYDUJ, PRZEKAŻ, ZAREJESTRUJ, WYSZKOL I MONITORUJ”.
Do zadań osób zarządzających przedsiębiorstwem należeć powinno także uświadamianie pracownikom znaczenia eliminowania korupcji. Analiza ryzyka zagrożeń korupcyjnych. Oszacowanie ryzyka korupcyjnego powinno być przeprowadzone poprzez analizę procesów pod kątem identyfikacji potencjalnych źródeł zagrożeń. Następnie należałoby przeprowadzić analizę ryzyka oraz wyznaczyć ryzyka o poziomie nieakceptowanym tak, aby w kolejnym etapie określić postępowania z poszczególnymi ryzykami. Celem takich działań będzie minimalizacja poziomu ryzyka. W dalszej kolejności organizacja musi na bieżąco identyfikować potencjalne zagrożenia. Należy wyznaczyć osobę odpowiedzialną za zarządzenie zidentyfikowanym ryzykiem. W procesie tym istotna jest umiejętna ocena skuteczności zastosowanych środków kontroli ryzyka. Wiąże się to z przekazywaniem informacji przełożonym oraz z koordynowaniem działań. Aby taki stan osiągnąć konieczne jest określenie w formie polityki antykorupcyjnej standardów popartych stosownymi procedurami a następnie ich wdrażanie przez:
1) zaznajomienie pracowników z polityką antykorupcyjną organizacji oraz z wprowadzonymi procedurami — stworzenie aktywnego systemu szkoleń, stałe podnoszenie kwalifikacji przez pracowników;
2) wprowadzenie systemu kontroli wewnętrznej — wykrywanie i eliminowanie stwierdzanych nieprawidłowości;
3) zgłaszanie zdarzeń/zagrożeń korupcyjnych, w tym z możliwością zachowania anonimowości zgłaszającego;
4) właściwe postępowanie ze zgłoszeniem — usunięcie wraz z „pozbyciem się” przyczyny nieprawidłowości, analiza w celu niedopuszczenia do wystąpienia podobnej sytuacji w przyszłości;
5) zagwarantowanie, że każde wykroczenie odnośnie wdrożonej procedury będzie mieć sankcję, wymianę informacji/doświadczeń — zarówno na forum organizacji, jak i na zewnątrz, np. z organizacjami przedsiębiorców (krajowymi i międzynarodowymi);
7) ocenę i aktualizację programu/procedur. Istotnym elementem systemu, prowadzonym w ramach działań doskonalących powinno być przeprowadzenie postępowania z ryzykiem korupcyjnym. Takie ćwiczenie zapewni dokładnie zrozumienie zagrożenia wypływającego z korupcji.
Zalety wynikające z posiadania systemu antykorupcyjnego, wg Transparency International, to:
1) zapewnienie lepszego dostępu do rynków międzynarodowych;
2) zwiększenie szansy na uzyskanie kontraktu rządowego;
3) zapewnienie lepszej ochrony dla przedsiębiorstwa oraz pracownika, którzy są lepiej chronieni przed sankcjami prawnymi, utratą licencji lub wpisaniem na tzw. czarną listę;
4) dobra reputacja biznesu powoduje, iż jest on bardziej atrakcyjny do zbycia/nabycia;
5) prowadzenie „etycznego” biznesu, który automatycznie staje się dobrym miejscem pracy, tworzy pozytywne relacje i podnosi morale;
6) biznes, który staje się bardziej atrakcyjny dla organizacji finansowych;
7) możliwość zaoszczędzenia pieniędzy, które zostałyby roztrwonione na łapówki i inne zachęty.
W praktyce można zaobserwować interesujące innowacje w zakresie budowy mechanizmów zapobiegania omawianemu ryzyku. Firma certyfikacyjna Det Norske Veritas opublikowała narzędzie pomiaru skuteczności zarządzania, zmierzające do ograniczenia ryzyka defraudacji i korupcji: Profil Odporności na Defraudację i Korupcję. W 2007 roku firma DNV opracowała profil odporności dla pierwszego polskiego przedsiębiorstwa. W tym samym roku ukazał się również polski przekład książki N. Iyera i M. Samociuka. Autorzy wzywają do zbudowania i wdrożenia „systemu odporności organizacji”, który obniży poziom motywacji pracownika do popełnienia oszustwa oraz wprowadzi zabezpieczenia przed tego typu działaniami.
Zasady Polityki Antykorupcyjnej
Celem polityki jest wyeliminowanie wszelkich zjawisk korupcyjnych mogących zachodzić w związku z funkcjonowaniem naszego przedsiębiorstwa. 2. Polityka uwzględnia strategię i działania organów państwowych, zmierzające do wyeliminowania zachowań korupcyjnych ze wszystkich sfer życia gospodarczego i społecznego.
Realizacja założeń Polityki spoczywać powinna na wszystkich uczestnikach procesu biznesowego — konieczność zapoznania klientów i kontrahentów z niniejszą Polityką.
W przypadkach zachowań korupcyjnych na równi traktuje się dającego i biorącego łapówkę.
Pracownikom nie wolno brać udziału w jakichkolwiek zachowaniach mających znamiona korupcyjne, w tym w szczególności polegające na żądaniu korzyści majątkowej lub osobistej.
Klientom i kontrahentom nie wolno przychylać się do propozycji lub żądania korzyści od pracownika naszego przedsiębiorstwa.
Informacja o ewentualnym wyżywieniu i transporcie oferowanym przez klienta lub kontrahenta, musi być jawna i dostępna (zakomunikowana) w celu zapewnienia przejrzystości procesu biznesowego.
Klientom i kontrahentom nie wolno oferować pracownikom naszego przedsiębiorstwa korzyści majątkowych lub osobistych.
Przedsiębiorstwo wprowadzić powinno odrębne regulacje dotyczące wręczania i przyjmowania prezentów, udziału w sponsorowanych imprezach rozrywkowych oraz ponoszenia kosztów reprezentacyjnych.
Jeśli klient/kontrahent podejrzewa, że może zachodzić zachowanie mające znamiona korupcji, powinien natychmiast przekazać stosowne informacje kierownictwu naszego przedsiębiorstwa. Jeżeli podejrzenia takie dotyczą kierownictwa naszej organizacji, powinny one zostać przekazane do właściwych organów ścigania.
Dobre praktyki
Zaangażowanie wszystkich stron procesu biznesowego (pracowników przedsiębiorstwa, klientów i kontrahentów) w celu komunikowania niniejszej Polityki oraz edukowania w celu jej przestrzegania.
Przedsiębiorstwo zobowiązuje się do przyjęcia Kodeksu Etycznego (o ile go jeszcze nie posiada) — uczciwe postępowanie jest niezbędnym elementem zdrowych relacji biznesowych.
Zapewnienie regularnych szkoleń dla pracowników na temat Etyki i Polityki Antykorupcyjnej.
System kontroli wewnętrznej — stwierdzanie i eliminowanie zachowań korupcyjnych we wszystkich istniejących w organizacji procesach biznesowych.
Jasne zdefiniowanie skutków zachowań korupcyjnych i nieprzestrzegania zasad Polityki Antykorupcyjnej — włącznie z karą finansową, utratą stanowiska pracy oraz zawiadomieniem organów ścigania.
Bieżąca współpraca z kontrahentami w celu eliminowania zachowań korupcyjnych.
Naruszanie niniejszej Polityki równa się naruszeniu przepisów, w szczególności procedur wewnętrznych.
Zapoznawanie się z najnowszymi krajowymi i międzynarodowymi trendami dotyczącymi zwalczania korupcji.
