Autor: mgr Michał Sokołowski
Każdego roku w sektorze prywatnym występuje coraz więcej nadużyć wewnątrz przedsiębiorstw. Mogą to być wszelkie działania na niekorzyść pracodawcy oraz całej organizacji, jak na przykład ogólnie pojęte przestępstwa pracownicze.
Pod definicją przestępstw pracowniczych i menadżerskich kryje się na przykład niekorzystne rozporządzanie mieniem przedsiębiorstwa, korupcja pracownicza oraz kradzieże mienia firmowego.
Jednym ze sposobów zapobiegania i zwalczania wszelkich nadużyć pracowniczych jest wywieranie wpływu na tak zwany "czynnik ludzki". Może się to odbywać po przez wprowadzanie specjalnych procedur, kontroli oraz działań prewencyjnych. Przykładem może być wdrażanie polityki antykorupcyjnej oraz procedur współpracy z Sygnalistami w ramach Whistleblowingu. Również praca nad etyką w organizacji oraz szkolenia mogą przynieść korzyści.
Właśnie to Whistleblowing powinien być nieodłączną częścią systemu etyki w przedsiębiorstwie. Firma, która umożliwia i ułatwia zgłaszanie ewentualnych przypadków naruszeń i nieprawidłowości pokazuje, że zależy jej na wykryciu i eliminacji wszystkich tego typu niewłaściwych sytuacji. W niektórych przedsiębiorstwach istnieje system powiadomień o nagannym postępowaniu. Składa się on z elementów:
- kultury etycznej, która charakteryzuje się otwartością
- narzędzi służących do zgłaszania nieetycznego postępowania
- odpowiedniej procedury, która rozpatruje każde zgłoszenie
- akcji służących informowaniu i edukacji
Każdy pracownik ma realny wpływ na to, by firma była naprawdę dobrym, etycznym miejscem pracy. Jeśli pracownik obserwuje niepokojące sytuacje w swojej organizacji lub doświadcza ich osobiście, może zgłosić je w bezpieczny sposób – anonimowy lub jawny. Właśnie tacy pracownicy mogą uzyskać status Sygnalisty.
Sygnalista to osoba, która zgłasza swojemu pracodawcy, audytorowi wewnętrznemu, radzie nadzorczej, właściwym organom kontroli a czasem opinii publicznej nieprawidłowości wynikające w miejscu pracy, w środowisku zawodowym lub takie, za które odpowiedzialny jest pracodawca. Sygnalista reaguje szczególnie na zagrożenia dla interesu przedsiębiorstwa oraz dla poszczególnych pracowników. Powiadamia o sprawach istotnych i mających przełożenie na dobro wspólne. Nadużyciach stanowiących zagrożenie dla wartości uznanych za ważne, takich jak życie, zdrowie, bezpieczeństwo publiczne, bezpieczeństwo finansów, uczciwą konkurencję, równy dostęp do stanowisk, bezpieczeństwo i higiena pracy, środowisko naturalne oraz inne ważne aspekty. Sygnalista powinien opierać na faktach wszelkie zawiadomienia o nieprawidłowościach i nie interpretować subiektywnie tych faktów.
Dlatego własnie wiedza pracowników oraz innych osób wykonujących pracę na rzecz danego podmiotu jest tak istotna. Bo to oni, funkcjonując wewnątrz organizacji, najlepiej wiedzą, jakie problemy się w niej pojawiają i jakie są ich mechanizmy. Z badań wynika, że informacja płynąca ze struktury wewnętrznej danego pracodawcy jest zaliczana do najskuteczniejszych narzędzi wykrywania nadużyć i nieprawidłowości w miejscu pracy. Wiele z nadużyć nie ujrzałoby światła dziennego gdyby nie odwaga Sygnalistów.
Zgodnie z powyższym nie wolno traktować Sygnalistów jako tak zwanych donosicieli. Przynoszą oni wiele korzyści dla dobra ogólnego. Zapobiegają zagrożeniem wewnętrznym i działaniu nieuczciwych jednostek na szkodę pracodawcy oraz całego przedsiębiorstwa. Przyczyniają się również do eliminacji zagrożeń zewnętrznych dla firmy pośrednio zwalczając nieuczciwą konkurencję oraz praktyki wywiadu przemysłowego. Przykładów może być wiele. Przedstawimy tylko kilka na podstawie CASE STUDY i faktycznie prowadzonych spraw:
- Sygnalista poinformował o zmowie pracowników ochrony zakładu. Ochrona przepuszczała za bramę transport towaru bez kontroli. Pracownicy ochrony w zmowie i porozumieniu z kierowcami samochodów dostawczych kradli produkty sprzedając je i dzieląc się zyskiem.
- Menadżer z kadry zarządzającej przedsiębiorstwa odkrył, że kilka osób zarządzających odpadami poprodukcyjnymi jest uwikłanych w proceder korupcyjny. Przyjmowali oni łapówki za niekorzystne rozporządzenie mieniem wynikające ze sprzedaży odpadów poprodukcyjnych będących cennym surowcem wtórnym.
- Sygnalista z działu zakupów poinformował, że pracownicy zaopatrzenia przywłaszczają część zamówionych dla firmy towarów. Towary po zakupie nie trafiają do przedsiębiorstwa lecz są natychmiast rozdysponowane wśród zamieszanych w proceder. Znaczna wartość przywłaszczonego mienia narażała firmę na duże straty.
- Kupiec z dużej korporacji wybierał niekorzystnego dostawcę w zamian za przyjęcie korzyści materialnych. Sygnalista w ramach Whistleblowing poinformował Zarząd przedsiębiorstwa o tym procederze co doprowadziło do ukarania sprawcy.
Również Urzędowe dyrektywy Unii Europejskiej wprowadzają regulacje nakazujące wdrożenie procedur dla Sygnalistów.
Taką regulację jest Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 w sprawie ochrony osób zgłaszających przypadki naruszenia prawa z dnia 26 listopada 2019 roku. Dyrektywa zmusza każdą organizację zatrudniającą co najmniej 50 pracowników do stworzenie narzędzi (kanałów komunikacji), umożliwiających sygnalizowanie wewnętrznych nieprawidłowości. Ma to na celu ochronę osób zgłaszających przypadki naruszenia prawa w przedsiębiorstwie. Regulacje, które wśród osób pracujących w obszarze compliance potocznie nazywane są dyrektywą o ochronie sygnalistów, zobowiązują przedsiębiorców do stworzenia wewnętrznych procesów i procedur w zakresie obsługi i bezpieczeństwa sygnalistów.
Lekcje płynące z Whistleblowingu oraz działalności Sygnalistów mogą mieć wpływ na zarządzanie ryzykiem, wprowadzanie działań prewencyjnych i procedur bezpieczeństwa.
Mając na uwadze tak zwany czynnik ludzki i podatność człowieka na dokonywanie przestępstw należy nieustannie wdrażać procedury prewencyjne. To właśnie nieuchronność kary jest silnym czynnikiem prewencyjnym. Jednak aby uświadomić ludziom nieuchronność kary to najpierw trzeba pokazać wszystkim, że wszelkie nadużycia zostaną wykryte. Należy pokazać, że mamy skuteczny system Whistleblowingu oraz, że odpowiednio zarządzamy ryzykiem. Zgodnie z tym nieustanne wdrażanie i modyfikacja procedur jest obowiązkowe. Odpowiednie zarządzanie ryzykiem pomoże nam uchronić się przez stratami. Również szkolenia odgrywają istotną rolę prewencyjną.
Szkolenia jako ważny, prewencyjny aspekt zapobiegania nadużyciom.
Wszyscy wiemy, że nieznajomość Prawa nie zwalnia od odpowiedzialności. Nieznajomość Prawa prostu szkodzi. Mając to na uwadze musimy zadbać o to aby wszyscy pracownicy naszej organizacji doskonale wiedzieli jakie są ich prawa i obowiązki. Nie możemy liczyć na to, że ludzie dostosują się do ogólnie pojętnych norm społecznych albo będę się domyślać co mają robić w konkretnym przypadku. Pracownicy znający procedury oraz etyczną politykę przedsiębiorstwa łatwiej będą przestrzegać prawa i porządku. Odpowiednie procedury pokażą wszystkim co wolno a czego nie wolno robić w organizacji. Musimy więc sukcesywnie przeprowadzać szkolenia dla wszystkich pracowników organizacji. Szkolenia muszą być dedykowane i zawierać elementy teoretyczne oraz praktyczne. Uświadamiać odpowiedzialność za nieprzestrzeganie procedur. Ważnym elementem szkoleń jest przekazywanie pracowników zasad Etyki jaka panuje w przedsiębiorstwie.
Etyka w biznesie to normy i prawa umożliwiające uczciwe prowadzenie działalności
Bo to właśnie Etyka Organizacji czy Etyka biznesu pokazuje relacje pomiędzy przedsiębiorstwem a jego klientami, partnerami handlowymi, pracownikami oraz konkurencją. Decyzje związane z Etyką dotyczą partnerów handlowych, pracowników, klientów oraz konkurencji. Etyka w biznesie powinna być podstawą działań każdej organizacji. Zatem przedsiębiorstwo ponosi odpowiedzialność wobec zatrudnionych pracowników oraz swoich klientów, czyli kontrahentów. Problemy etyczne związane z działalnością firmy dotykają wielu, nierzadko zupełnie odmiennych, stref jej aktywności.
Na miano etycznego przedsiębiorstwa zasługuje taka firma, która wykazuje troskę o swoich pracowników poprzez następujące działania:
- Dbałość o odpowiednie relacje pomiędzy przełożonymi a pracownikami, do których zaliczyć można: szacunek dla wszystkich zatrudnionych, bezstronne ocenianie pracy, obustronne zaufanie, traktowanie podwładnych „po ludzku”, ze zrozumieniem dla ich problemów i potrzeb, ale bez nadmiernej pobłażliwości;
- Zapewnienie bezpieczeństwa pracy – stosowanie zasad bhp, zadbanie o problemy zdrowotne pracowników, wyposażenie zatrudnionych w odpowiednie stroje ochronne itp.;
- Wypłacanie godziwych wynagrodzeń – brak wyzysku, uczciwe podpisywanie umów o pracę, jednakowa płaca dla kobiet i mężczyzn zajmujących równorzędne stanowiska.
Wszystkie powyższe działania i zasady powinny być wdrażane nierozłącznie. Nie możemy przecież liczyć na Sygnalistów samouków czy na samoistne, niejako z natury tworzenie się procedur oraz zasad Etyki w przedsiębiorstwie. Wytyczanie norm i edukowanie pracowników to podstawa działalności każdej organizacji. Dobrze traktowany i dobrze poinformowany pracownik odwdzięczy się pracodawcy swoim zaangażowaniem w tworzenie wspólnego dobra.
